Navigatie

Aanbesteden

Veel gemeenten hebben vragen over de Europese aanbesteding van hulp bij het huishouden in de Wmo. Tijdens de aanbestedingsbijeenkomsten in februari en maart is duidelijk geworden dat gemeenten verplicht zijn om de huishoudelijke verzorging in te kopen via een Europese aanbestedingsprocedure. Hieronder staat vermeld wat gemeenten hiervoor dienen te doen:

Europese aanbesteding van hulp bij het huishouden en het overgangsregime HV .

Allereerst, gemeenten zijn zondermeer verplicht om de Europese regels met betrekking tot de aanbesteding van hulp bij het huishouden te volgen. De Europese regelgeving maakt het mogelijk dat gemeenten tijdig de aanbestedingsprocedures kunnen afronden. Oftewel, aanbesteding moet en kan.

De overgangsbepalingen voor huishoudelijke verzorging in de Wmo maken het mogelijk om meer tijd te nemen voor het afronden van de aanbestedingsprocedures, zonder dat de burger in de kou komt te staan. De overgangsbepalingen regelen dat zolang gemeenten geen verordening hebben vastgesteld, zij moeten handelen conform de bepalingen van de AWBZ. Het ligt dan voor de hand dat in deze beperkte overgangsperiode gemeenten de bestaande contracten met de aanbieders verlengen.

Maar let op, die overgangsperiode kan en mag niet onnodig opgerekt worden. Gemeenten dienen te handelen in de geest van de Europese regelgeving. Gemeenten moeten – als zij gebruik willen maken van de overgangsbepalingen –ondertussen wél starten (of al gestart zijn) met de aanbestedingsprocedure voor de situatie na de overgang. Nieuwe aanbieders moeten namelijk niet het idee krijgen buiten gesloten te worden. Belangrijk is dat bestaande aanbieders moeten kunnen anticiperen op de nieuwe situatie: wel of geen nieuw contract.

Het is uiteindelijk de rechter die zal bepalen of de gemeente conform de Europese regelgeving heeft gehandeld. Daarbij zal het belang van de mededinging afgewogen worden tegen het belang van de burger(continuering van de hulp gedurende de overgangsperiode) en het belang van zorgvuldigheid in de richting van bestaande aanbieders. Hier vindt u meer informatie over de Europese regelgeving (word). Op 18 juli is een brief over het overgangsregime (word) verstuurd naar alle gemeenten.

2A of 2B-procedure?

2A-diensten (bijvoorbeeld het schoonmaken van gebouwen) moeten worden aanbesteed volgens de 2A-procedure. Dat wil zeggen dat het Bao volledig van toepassing is boven de drempelwaarde van € 211.000,-.

Bij 2B-diensten (zoals gezondheidzorg of maatschappelijke dienstverlening) kunt u kiezen tussen de 2A-procedure (volledige toepassing Bao, inclusief termijnen) of een 2B-procedure. De 2B-procedure wil zeggen dat het Bao slechts beperkt van toepassing is. Dit betekent dat in feite alleen de algemene beginselen (gelijkheid, non-discriminatie, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning) gelden en u na afloop een bericht van gunning aan het publicatieblad van de EG moet zenden. Hierbij gelden geen vaste termijnen zoals die van toepassing zijn voor de 2A-procedure. U moet echter wel redelijke termijnen hanteren, bijvoorbeeld ten minste 4 weken voor de periode tussen de aankondiging en het indienen van een offerte.

Indien een opdracht zowel 2A- als 2B-diensten omvat, moet u kijken welk deel (A of B) de grootste waarde vertegenwoordigt. Als dat het A-deel is, geldt de 2A-procedure. Als het B-deel meer waard is dan het A-deel, kunt u kiezen tussen de 2A- en de 2B-procedure. Dat staat dus los van de mogelijkheid om vrijwillig de 2A-procedure te volgen voor diensten op het gebied van gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening.

Wat betekent dit concreet?

Gemeenten moeten rekening houden met een “bruto” duur van een aanbestedingsprocedure van ongeveer zes maanden. Uiterlijk 1 juli a.s. zullen gemeenten dus moeten starten met de aanbestedingsprocedure.
Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het model bestek zoals toegelicht op de aanbestedingsbijeenkomsten
Voor 1 juli zal het beleid rondom de individuele voorzieningen gereed moeten zijn. De maanden april, mei en juni zullen door gemeenten dus gebruikt moeten worden voor het afronden van de beleidsvoorbereidingen en de besluitvorming inzake de individuele voorzieningen.
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de keuzes die minimaal gemaakt moeten zijn alvorens gestart kan worden met aanbesteden. Een aantal andere keuzes kunnen later gemaakt worden en zullen vastgelegd moeten worden in de verordening.

Welke beleidsinhoudelijke keuzes moeten minimaal gemaakt worden vóór de aanbesteding van start kan gaan?

Gaan we wel/niet samenwerken met andere gemeenten in het kader van de individuele voorzieningen van de Wmo ?
Welke definitie voor hulp bij het huishouden gaan we hanteren?
Welke functies - binnen de hulp bij het huishouden - gaan we bieden (m.a.w. welke specifieke diensten gaan we inkopen?)
Op welke wijze gaan we de compensatieplicht vormgeven?
Welke procedure gaan we volgen bij de Europese aanbesteding? (bij twijfel: 2A)
Welk geschiktheidscriteria en welke gunningscriteria gaan we gebruiken bij de aanbesteding? (zie het model bestek dat moet worden omgevormd tot een bestek waarin de beleidskeuzes van de gemeente(n) een plaats hebben gekregen)
Gaan we gebruik maken van de percelenregeling? M.a.w. gaan we met percelen werken in onze aanbesteding? En zo ja, met welke? (zie model bestek)
Hoe gaan we uitwerking geven aan de verplichting om minimaal twee aanbieders voor huishoudelijke verzorging te contracteren?
Welk type contract gaan wij hanteren? Een “gewoon” contract (alle (specifieke) contractvoorwaarden worden in een keer vastgelegd) of een raamovereenkomst (eerst de algemene contractvoorwaarden waarbij in nadere overeenkomsten de specifieke voorwaarden worden vastgelegd).

Welke beleidsinhoudelijke keuzes kunnen daarna gemaakt worden, bij de vaststelling van de model verordening?

Welke partij laten we de indicatiestelling voor de individuele voorzieningen uitvoeren?
Op welke wijze gaan we het CIZ een plek geven in het loket?
Gaan we als gemeente zelf een deel van de indicaties uitvoeren (bijvoorbeeld de eenvoudige procedures)?
Welke criteria worden gehanteerd bij het toekennen van individuele voorzieningen?
Gaan we gebruik maken van het Protocol Gebruikelijke Zorg?
Hoe gaan we de eigen bijdrage regeling invullen?
Hoe gaan we het Pgb vormgeven?

Naast de beleidsinhoudelijke keuzes zullen verschillende keuzes gemaakt moeten worden ten aanzien van de aanbestedingsprocedure. In het onderstaande plaatje worden de benodigde stappen samengevat weergegeven. Het model bestek kan door gemeenten gebruikt worden als handvat bij het maken van deze keuzes.

Hoe kunt u de procedure verkorten of versnellen?

U hebt verschillende mogelijkheden om de procedure te verkorten of versnellen.

Voor de 2A-procedure gelden de volgende minimumtermijnen: voor de openbare procedure 52 kalenderdagen en voor de niet-openbare procedure (d.w.z. een procedure met voorafgaande selectie van kandidaten) 37 kalenderdagen voor de selectiefase en 40 kalenderdagen voor de gunningsfase.
U mag deze minimumtermijnen met 7 dagen verkorten, indien u de aankondiging voor de aanbesteding langs elektronische weg aan het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap zend (zie artikel 38 lid 7 Bao).
De minimumtermijn mag met nog 5 extra dagen verkort worden, als u alle aanbestedingsstukken vrij en volledig toegankelijk maakt op uw website (zie artikel 38 lid 8 Bao).
Indien u kiest voor de niet-openbare procedure, zou u de selectie van partijen naar voren kunnen halen, dus voordat het bestek tot in de puntjes af is. Het uitnodigen van de geselecteerde partijen om een offerte uit te brengen, doet u dan zodra het bestek klaar is. De termijn voor ontvangst van de inschrijvingen bedraagt dan minimaal 40 dagen, tenzij u alle aanbestedingsstukken vrij en volledig toegankelijk maakt op uw website, want dan kunt u die termijn verkorten tot 35 dagen.
Indien uw opdracht voor het grootste deel uit 2B-diensten bestaat, kunt u ook kiezen voor de 2B-procedure. Dan geldt alleen dat u minimaal redelijke termijnen moet hanteren, bijvoorbeeld ten minste 28 dagen voor ontvangst van de offertes.

Wat zijn de risico’s als u niet de juiste aanbestedingsprocedure volgt ?

Als u geen Europese aanbestedingsprocedure volgt bij de inkoop van de huishoudelijke verzorging bent u de Europese wetgeving aan het overtreden. Dit kan betekenen dat u een berisping krijgt van de Europese Commissie. Daarnaast kan de accountant van de gemeente vragen gaan stellen over de rechtmatigheid van de gevolgde procedure en de uitgaven in verband met de Wmo . Een grotere dreiging vormt de kans op juridische procedures.

Kunt u als gemeente na invoering van de Wmo de indicatiestelling zonder aanbesteding uitbesteden aan het CIZ?

De rol van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) verandert met de invoering van de Wmo . U bent niet verplicht om het CIZ in te schakelen, maar als u dat wel wilt, kunt u gebruik maken van de volgende uitzondering op de normale aanbestedingsplicht.

Artikel 17 Bao bepaalt dat geen aanbestedingsprocedure hoeft te worden gevolgd als een aanbestedende dienst een overheidsopdracht voor diensten gunt aan een andere aanbestedende dienst. Voorwaarde is wel dat die andere aanbestedende dienst het alleenrecht heeft verkregen om die diensten te verrichten. Dat alleenrecht moet blijken uit bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen, bijvoorbeeld de gemeentelijke verordening. En het alleenrecht moet verenigbaar zijn met het Europese recht.

Het CIZ is een aanbestedende dienst. Behalve overheden zijn namelijk ook publiekrechtelijke instellingen aanbestedende diensten. Een publiekrechtelijke instelling is een rechtspersoon die voorziet in behoefte van algemeen belang (bijvoorbeeld in verband met maatschappelijke ondersteuning) en die in hoofdzaak wordt gefinancieerd door of onder toezicht staat van aanbestedende diensten. Het CIZ voldoet aan deze drie cumulatieve voorwaarden.

U kunt er dus voor kiezen om een alleenrecht te verlenen aan het CIZ. Dat alleenrecht moet wel opgenomen worden in een gemeentelijke verordening.

Om te zorgen dat het alleenrecht verenigbaar is met het Europese recht moet u bij het verlenen van dat recht de algemene beginselen (gelijkheid, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning) naleven. Dit betekent dat u, voordat u het alleenrecht verleent, uw voornemen om zo’n alleenrecht te verlenen openbaar moet maken, zodat eventuele andere geïnteresseerden zich kunnen melden en weten waaraan zij moeten voldoen om het alleenrecht te kunnen verwerven. Dat openbaarmaken kunt u doen door uw voornemen op uw website en in een landelijke (aanbestedings)krant te plaatsen. U moet daarbij een redelijke termijn hanteren waarbinnen geïnteresseerden zich kunnen melden, bijvoorbeeld ten minste vier weken.

Zodra het alleenrecht is verleend, kunnen de opdrachten zonder verdere aanbestedingsprocedure aan het CIZ worden opgedragen.

Kan de ‘alleenrecht’-uitzondering van artikel 17 Bao ook voor andere opdrachtnemers dan het CIZ gebruikt worden?

Ja, dat kan als die opdrachtnemer een aanbestedende dienst is, dus ofwel een overheid ofwel een publiekrechtelijke instelling. Een publiekrechtelijke instelling is een rechtspersoon die voorziet in behoefte van algemeen belang (bijvoorbeeld in verband met maatschappelijke ondersteuning) en die in hoofdzaak wordt gefinancierd door of onder toezicht staat van aanbestedende diensten. Ook een stichting waarvan de gemeente de meerderheid van de bestuursleden benoemt en die een maatschappelijke taak heeft, zou een publiekrechtelijke instelling kunnen zijn, zodat mogelijk gebruik gemaakt kan worden van de uitzondering van artikel 17 Bao om opdracht te kunnen verlenen aan een dergelijke stichting. Van geval tot geval zou bekeken moeten worden of de beoogde opdrachtnemer zelf een aanbestedende dienst is.

Bijeenkomsten aanbesteden

Het implementatiebureau Wmo heeft een aantal regionale bijeenkomsten georganiseerd over het aanbesteden van de huishoudelijke verzorging en het subsidiëren of aanbesteden van het welzijnswerk in het kader van de Wmo . Hieronder treft u de presentaties aan van deze bijeenkomsten en de veelgestelde vragen over aanbesteden: